Certificação não reprova “por falta de esforço”; reprova por falta de sistema
O Pró-Gestão RPPS 4.0 elevou o patamar de exigência do programa ao reforçar seu caráter sistêmico, contínuo e baseado em evidências. A certificação não avalia apenas se existem documentos; avalia se há processos implementados, rotinas executadas e mecanismos de governança operando com consistência.
Em outras palavras: a certificação tende a falhar quando o RPPS trata o Pró-Gestão como um projeto pontual para “passar na auditoria”, e não como uma política permanente de gestão.
É importante destacar que o Pró-Gestão RPPS não deve ser tratado como uma atribuição exclusiva da assessoria, do gabinete da direção ou — nos RPPS de menor porte — como responsabilidade concentrada em um único servidor. O programa é, na essência, um objetivo institucional, que exige engajamento e corresponsabilidade de toda a organização: todas as áreas do RPPS, seus servidores e seus processos.
Mais do que isso, a certificação envolve, de forma direta, as instâncias de governança — Conselhos Deliberativo e Fiscal, Comitês (especialmente o de investimentos) — e, em diversos pontos críticos, depende de atuação coordenada com o ente federativo (Estado ou Município). Em temas como base cadastral, arrecadação, eSocial, censo previdenciário e rotinas de informação, por exemplo, o RPPS precisa demonstrar não apenas execução interna, mas também governança de articulação com o ente, com responsabilidades definidas, registros de acompanhamento e evidências auditáveis.
Por isso, uma abordagem madura do Pró-Gestão RPPS começa por uma pergunta objetiva: quais são os impactos e desdobramentos práticos de cada ação do programa? E, sobretudo, como essas ações se traduzem no dia a dia do RPPS e do ente federativo, em forma de rotinas, controles, decisões e prestação de contas? Quando essa leitura operacional não está clara, o risco aumenta: as ações ficam “no papel”, a execução se fragmenta e a certificação tende a falhar.
A seguir, os 7 erros que mais impedem a certificação, em qualquer nível, e que merecem atenção especial na versão 4.0.
Primeiro erro — Tratar o Pró-Gestão como “projeto de documentos” (e não como modelo de gestão)
O que acontece: o RPPS produz manuais, políticas, fluxos e relatórios para montar um dossiê, mas não transforma isso em rotina institucional.
Por que reprova: auditoria não valida “pasta bonita”. Ela valida aderência prática — isto é, se o que está escrito é executado, monitorado e revisado.
Sinais típicos em auditoria:
- entrevistados não conhecem o fluxo formal;
- documentos não são utilizados na rotina;
- inexistência de registros de execução (atas, controles, protocolos, evidências periódicas).
✅ Como evitar:
Para cada ação, defina: responsável, periodicidade, evidência gerada, trilha de aprovação e ponto de controle. O documento precisa virar processo vivo.
Segundo erro — Subestimar as Ações Essenciais “obrigatórias”
O que acontece: o RPPS foca nas ações do nível pretendido e “deixa para depois” ações essenciais, que são exigidas independentemente do nível.
Por que reprova: sem atendimento de todas às ações essenciais, a certificação perde sustentação. E a versão 4.0 reforça o caráter mínimo obrigatório dessas ações como base de maturidade.
Sinais típicos em auditoria:
- evidências incompletas, frágeis ou não rastreáveis;
- tentativa de compensar falhas essenciais com ações secundárias;
- registros inconsistentes ou sem comprovação de rotina.
✅ Como evitar:
Construa uma matriz exclusiva das ações essenciais, com: requisito, evidência, localização, periodicidade, responsável e amostras (últimos 6–12 meses).
Terceiro erro — Mapeamento e manualização “bonitos”, mas desconectados da prática (especialmente arrecadação)
O que acontece: mapas e manuais são genéricos, repetitivos ou sem controles. Na prática, viram um “trabalho acadêmico”, e não um instrumento de gestão.
Por que reprova: a auditoria verifica incoerência entre o fluxo documentado e o fluxo executado. A versão 4.0 também reforça processos críticos, como arrecadação mensal de contribuições, exigindo clareza operacional.
Sinais típicos em auditoria:
- fluxo sem entradas/saídas e sem pontos de controle;
- ausência de evidências de execução (conciliação, cobrança, tratativas);
- manual “sem dono” e sem revisão periódica.
✅ Como evitar:
Todo processo mapeado deve conter: objetivo, escopo, papéis, etapas, controles, riscos e evidências. E deve produzir registros auditáveis.
Quarto erro — Certificações profissionais incompletas (comitê, gestor, conselhos e dirigentes)
O que acontece: há lacunas de certificação, certificados vencidos, composição formal desatualizada, alterações dos membros durante o processo de auditoria ou confusão entre titulares e suplentes.
Por que reprova: no Pró-Gestão, governança depende de pessoas habilitadas ocupando formalmente as posições que deliberam e executam. A versão 4.0 reforça a exigência de certificação do responsável pela gestão e dos membros titulares do comitê, conforme critérios aplicáveis ao RPPS.
Sinais típicos em auditoria:
- portarias/atos não batem com quem assina atas;
- certificados vencidos ou não apresentados;
- mudanças de membros sem atualização documental.
✅ Como evitar:
Implante uma “governança de certificações”: controle de validade, trilha de substituição, atualização imediata de atos e revisão mensal de conformidade.
Quinto erro — Transparência tratada como publicação dispersa, sem padrão e sem periodicidade
O que acontece: o RPPS publica informações, mas sem consistência temporal, sem padronização, sem evidências de validação interna e, em alguns casos, com lacunas em relatórios específicos.
Por que reprova: transparência não é volume de arquivos; é regularidade, rastreabilidade e aderência ao que o RPPS realmente decide e executa.
Sinais típicos em auditoria:
- portal desatualizado ou com lacunas de meses;
- documentos sem assinatura/ata de aprovação;
- divergência entre o que está publicado e o que existe internamente.
✅ Como evitar:
Adote um calendário institucional de transparência, com checklist de publicação, padrão de nomenclatura e auditoria interna trimestral do portal.
Sexto erro — Base cadastral, eSocial e Censo tratados como “problema do ente”, sem governança conjunta
O que acontece: o RPPS depende do ente federativo (RH/folha) e não cria governança e evidência de coordenação.
Por que reprova: a auditoria não aceita “não depende de nós” como justificativa sem comprovação de atuação institucional. A versão 4.0 reforça expectativas sobre transmissão ao eSocial e ações do Censo, com parâmetros mínimos por nível, além da exigência do Relatório do Regime de Previdência Complementar.
Sinais típicos em auditoria:
- ausência de atas/reuniões/planos com o ente;
- inexistência de relatórios e classificações de envio;
- falta de trilha documental do censo (atualização, prova de vida, SIRC).
✅ Como evitar:
Institucionalize a agenda RPPS–ente: reuniões periódicas, atas, plano de ação, responsáveis, indicadores e evidências arquivadas.
Sétimo erro — Preparar o RPPS apenas para a auditoria inicial e esquecer a supervisão
O que acontece: o RPPS “arruma a casa” para certificar, mas não sustenta o sistema nos meses seguintes.
Por que reprova (ou leva à perda da certificação): a versão 4.0 fortalece o conceito de certificação como compromisso contínuo, com auditorias de supervisão nos dois anos seguintes para todos os níveis. O RPPS precisa demonstrar manutenção, não apenas implantação.
Sinais típicos em auditoria:
- evidências dispersas, sem indexação e sem trilha histórica;
- ausência de rotina após a certificação;
- repositório digital sem padrão e difícil de auditar.
✅ Como evitar:
Implemente um repositório único por ação, com indexação e versionamento, e um painel mensal de conformidade (OK / atenção / pendente).
Conclusão: certificação é consequência de governança — não de “força-tarefa”
Os sete erros acima têm algo em comum: todos surgem quando o RPPS tenta “passar na auditoria” sem transformar o Pró-Gestão em modelo permanente de gestão.
Na versão 4.0, esse ponto é ainda mais sensível: o programa se consolida como um sistema baseado em evidência, continuidade e coerência institucional. O RPPS que internaliza essa lógica não só certifica, como ganha maturidade administrativa, previsibilidade decisória, estabilidade de processos e maior resiliência às mudanças de governo.
Não basta conquistar o Pró-Gestão — é preciso manter o sistema funcionando. Na prática, isso exige a adoção de um modelo integrado de monitoramento e gestão, capaz de acompanhar, em rotina permanente, a implementação e a execução dos requisitos de todas as ações do programa, com responsáveis definidos, periodicidades, evidências organizadas e trilhas de decisão rastreáveis. Esse acompanhamento contínuo torna-se ainda mais crítico diante das auditorias de supervisão previstas nos ciclos posteriores à certificação, e é o que garante que a governança deixe de ser um “evento de auditoria” e passe a integrar o dia a dia do RPPS, orientando processos, decisões, controles e a prestação de contas ao longo do tempo.
✅ Checklist rápido (pré-auditoria) — 10 perguntas que evitam reprovação
- O que está escrito é praticado?
- As ações essenciais estão completas e auditáveis?
- Arrecadação mensal está mapeada, manualizada e com evidência?
- Comitê e gestor estão formalmente definidos e certificados?
- Conselhos e dirigentes estão certificados e com atos atualizados?
- Transparência tem calendário e periodicidade comprovável?
- eSocial e Censo têm governança RPPS–ente documentada?
- Há trilha de decisão e registros de execução?
- Evidências estão organizadas por ação, com histórico?
- O RPPS está preparado para supervisão (e não só para a inicial)?
Seu RPPS já está certificado? Em qual nível? E para qual nível pretende evoluir em 2026?
